Ohjeistus toimihenkilöille

Ohjeistus toimihenkilöille:


Hyvinkään Palloseura haluaa alla olevalla ohjeistuksella selkeyttää käytännön asioita seurassamme.

Alla oleva ohjeistus on luotu helpottamaan yksittäisen toimihenkilön toimintaa joukkueessa.

Haluamme yhteneväisillä ja selkeillä käytännön ohjeille luoda lapsille luotettavan ja turvallisen ympäristön harrastaa. Me toimihenkilöt olemme isossa roolissa lasten elämässä.

Käsitteet

Toimihenkilöillä tarkoitetaan missä tahansa ikäkausijoukkueen tai harjoitusryhmän toiminnassa nimetyssä vastuuroolissa toimivaa henkilöä.

Nimettyjä vastuurooleja ovat mm. valmentaja, apuvalmentaja, joukkueenjohtaja, rahastonhoitaja, huoltaja (huoltajalla tarkoitetaan joukkueen nimettyä huoltohenkilöä, ei lapsen huoltajaa) tai muu joukkueen tai seuran nimeä vastuutehtävä.

Viestintä

Toimihenkilöt voivat laittaa viestejä pelaajilleen tai pelaajien vanhemmille.

Vanhemmille tulee viestiä kaikki lapsen harrastustoimintaan oleellisesti liittyvistä asioista, sekä tiedottaa, mistä asioista viestitään suoraan pelaajille. Kaikki muu, kuin viestintä kasvotusten joukkueen tapahtumissa käydään pelaajien vanhempien kautta, kunnes pelaajat siirtyvät 11vs11 ikävaiheeseen (Pojat ja tytöt 14).

Pelaajille viestittäessä suositaan ns. massaviestintää eli sama viesti lähtee koko joukkueen pelaajistolle tai kohdennetusti tietyn ryhmän pelaajille. Henkilökohtaisia viestejä yksittäiselle pelaajalle voi laittaa henkilökohtaisissa tiedotusluonteisissa asioissa

Muihin kuin jalkapalloon liittyvistä viestittelyistä tulee informoida myös pelaajan vanhempia. Esim. pelistä videoklippien tai palautteen lähettäminen on sallittua.

WhatsApp

WhatsAppin ikäraja on tällä hetkellä 13 -vuotta. Jos vanhemmat ovat ladanneet sovelluksen lapselleen, on se meille myös merkki siitä, että me voimme kommunikoida lapsen kanssa WhatsAppin välityksellä. Ketään alle 13 -vuotiasta emme voi kuitenkaan velvoittaa lataamaan WhatsApp -sovellusta (yli 13-vuotiaille voi suositella)

WhatsApp -ryhmät:

Vähintään alle 14-vuotiaiden joukkueiden suositellaan perustavan vanhempien välisen WhatsApp-ryhmän, jossa pystytään jakamaan nopeasti tietoa joukkueen pelaajien vanhemmille.

Pääsääntöisesti viestintä ryhmässä tapahtuu toimihenkilöiltä vanhempien suuntaan. Vanhemmat pyrkivät lähettämään viestinsä henkilökohtaisesti asianosaiselle toimihenkilölle

Pelaajien kanssa voi perustaa WhatsApp -ryhmän, kun kaikki joukkueen pelaajat ovat vähintään 13-vuotiaita. Ryhmässä pitää olla vähintään 2 toimihenkilöä. Pääsääntöisesti viestintä ryhmässä toimihenkilöiltä pelaajien suuntaan. Ryhmässä tapahtuvaan pelaajien väliseen asiattomaan viestittelyyn tulee puuttua.

Toimihenkilöiden tulee välttää viestittelyä pelaajien kanssa 21.00-07.00 välisenä aikana (esim. jos pelaaja lähettää sinulle viestin klo 22.00, vastataan viestiin vasta seuraavana aamuna, mikäli asia ei vaadi heti reagoimista).

Sähköposti

Jopox jäsenrekisterin kautta pystyvät toimihenkilöt lähettämään kohdennettua sähköpostiviestintää erittäin kätevästi. Kaikki lähetetyt viestit jäävät myös talteen. Jopoxista pystyy myös lähettämään viestejä pelaajille, joille on merkitty jo oma sähköpostiosoite

Pelaajakeskustelut

  • pelaajakeskustelu sovitaan lapsen ja/tai hänen huoltajansa kanssa. Mikäli asia sovitaan suoraan lapsen kanssa, niin on vanhemmalle ilmoitettava sovittu aika ja paikka.
    • alaikäisen pelaajan vanhemmalle on aina taattava läsnäolomahdollisuus keskustelussa.
  • keskustelut tulee pitää niin, että samoissa tiloissa (viereisessä huoneessa) on muitakin henkilöitä. esim. ovi auki viereiseen tilaan
  • keskusteluja ei pidetä ilman huoltajan läsnäoloa toimihenkilön kotona tai majoitushuoneessa (huom. pelireissut)
  • pelireissuilla käytävissä keskusteluissa tulee myös huomioida vanhemman läsnäolomahdollisuus

Peli- ja harjoitustapahtumat

  • pukukoppi on tarkoitettu vain pelaajille, huoltajille, valmentajille ja muille toimihenkilöille, ei vanhemmille
  • vaatteiden vaihdon sekä pelaajien peseytymisen yhteydessä pukukopissa saa olla vain samaa sukupuolta lasten kanssa olevat toimihenkilöt
  • pukukopin oven ollessa kiinni, on kysyttävä lupa tulla sisään koputtamalla oveen
  • peli- ja harjoitustapahtumissa kahden kesken pelaajan kanssa voi toimia vain sellaiset henkilöt, joiden rikostausta on selvitetty seuran toimesta

Majoitus turnauksien ja pelireissujen yhteydessä

  • lasten majoitustiloissa yöpyvien henkilöiden tulee olla samaa sukupuolta lasten kanssa
  • valvojina voi toimia myös toisen sukupuolen henkilöitä, mutta he eivät voi majoittua samassa tilassa/huoneessa lasten kanssa.
    • tällöin noudatettava samoja sääntöjä kuin pukukoppikäyttäytymisessä

Muistetaan kaikessa toiminnassa, että me toimihenkilöt olemme salassapitovelvollisia joukkueen pelaajien henkilökohtaisista ja arkaluontoisista asioista.

Lisätietoja:

Janne Bruun
Toiminnanjohtaja
Hyvinkään Palloseura
janne.bruun@hyps.fi
040 485 5622





   
Lisää uutisia
Hyvinkään Palloseura ry
«  Marraskuu   »
Kategoriat