Viestintäsuunnitelma

1. Kenelle viestimme

1.1 Seurana tärkeimmät viestinnän kohderyhmät ovat

  • Joukkueidemme toimihenkilöt
  • Pelaajat ja heidän lähipiirinsä
  • Yhteistyökumppanit ja muut sidosryhmät
  • Yhteistyöseurat

1.2 Joukkueiden tärkeimmät viestinnän kohderyhmät ovat

  • Joukkueen pelaajat ja heidän lähipiirinsä
  • Joukkueen toimihenkilöt
  • Joukkueen omat yhteistyökumppanit ja muut sidosryhmät
  • Seuran toimihenkilöt ja valmentajat

2. Miten viestimme

2.1 Seuran pääviestintäkanavat ovat

  • myClub
  • Seuran kotisivut: www.hyps.fi
  • Whatsapp -ryhmät
  • Vuosittaiset joukkuepalaverit toimihenkilöille
  • Facebook, Instagram, Twitter
  • Paikallismedia (lehdistö, kunnan sivut ym)

2.2 Joukkueiden pääviestintäkanavat

  • myClub
  • Sähköpostitiedottaminen eri kohderyhmille (nopea tiedotus, ajankohtaiset asiat)
  • Whatsapp -ryhmät
  • Joukkueiden oma Facebook
  • Joukkueen sisäiset tapahtumat (vanhempainillat ym)

3. Mikä on viestintämme tavoite

3.1 Seuran sisäisen viestinnän tavoite:

Kertoa seuran toiminnasta ja ajankohtaisista asioista avoimesti ja ennakoivasti. Lisätä seurahenkeä ja yhteisöllisyyttä sekä sitouttaa jäsenistöä seuraamme ja sen toimintaan.

HUOM: Joukkueiden on omassa viestinnässään osattava katsoa seuraa kokonaisuutena. Joukkueen viestintä ei voi olla ristiriidassa seuran viestinnän kanssa.

3.2 Seuran ulkoisen viestinnän tavoite:

Kertoa avoimesti ja positiivisesti seuran toiminnasta ja sen tarjoamista mahdollisuuksista. Tuoda esille Hyvinkään Palloseuran rooli laadukasta jalkapallotoimintaa lapsille, nuorille ja aikuisille järjestävänä hyvinkääläisenä urheiluseurana.

3.3 Joukkueiden viestinnän tavoite:

Kertoa joukkueen toiminnasta ja ajankohtaisista asioista ennakoivasti nykyisille ja uusille pelaajille sekä heidän lähipiirilleen.

4. Mitkä ovat viestintämme tavoitteet viestintäkanavittain

4.1 myClub

Ensisijainen tiedotuskanava joukkueiden tapahtumista, ylläpitää harjoituskalenteria, pelaajatietoja, auttaa tapahtumien ja maksujen hallinnoinnissa.

4.2 Kotisivut

www.hyps.fi

Uutiset: nostaa esiin olennaiset uutiset. Synnyttää mielikuva monipuolisesta, positiivisesta , laadukkaasta ja suunnitelmallisesta toiminnasta. Jakaa onnistumisia ja kasvattaa seurahenkeä.

Sisältösivut: sisältävät olennaisten palveluiden ja tuotteiden tiedot kuluttajalähtöisesti. Sisältöä päivitetään säännllisesti.

4.3 Whatsapp -ryhmät

Whatsapp-ryhmät on tarkoitettu nopeaan viestintään. Vanhemmille on hyvä perustaa oma ryhmänsä, joka toimii tiedotuskanavana toimihenkilöiltä vanhemmille. Viestinnän määrään pitää kiinnittää huomiota.

4.4 Sosiaalinen media

Facebook:

  • kertoa tapahtumia vapaamuotoisesti ja rennosti.
  • Iloista ja yhteisöllisyyttä tukevaa viestintää.
  • Vahvistaa seurahenkeä.
  • Jakaa tapahtumista kuvia ja välittää iloista positiivista kuvaa toiminnasta
    luotettavuus
    ajantasaisuus
    ennakoivuus

Instagram:

4.5 Sähköposti

Ajankohtaisista asioista tiedottaminen / muistuttaminen. Sähköpostiviestintä voi olla kahden välistä tai ryhmäviestintää. Viestinnän määrään kannattaa kiinnittää huomioida.

4.6 Säännölliset seuratiedotteet

Tiedottaa seurassa tapahtuvasta toiminnasta ja ajankohtaisista asioista.

4.7 Paikallismedia

Tuoda esille Hyvinkään Palloseuran toimintaa ja tapahtumia sekä nostaa esille jalkapallolajia. Myös joukkueet voivat tarjota uutisia omista turnaus- tai muista tapahtumista paikallislehdistölle. Tiedotteet toimitetaan: urheilu.aamuposti@media.fi

Uutisten tuottaminen on suositeltavaa, kunhan ne noudattavat seuran viestinnän linjauksia.

5. Hyvinkään Palloseuran viestintäkanavat ja vastuuhenkilöt

Hyvinkään Palloseuran kaikkien viestintäkanavien vastuuhenkilö on toiminnanjohtaja. Joukkueiden omien sosiaalisten medioiden sekä whatsapp-ryhmien vastuuhenkilö on joukkueen joukkueenjohtaja. Hyvinkään Palloseura on ohjeistanut toimihenkilöiden viestintää erillisellä ohjeella – ohjeita toimihenkilöille

6. Kriisiviestintä

Kriisiviestinnällä tarkoitetaan tilanteita, jotka syntyvät äkillisesti ja joissa on tarve viestiä viipymättä. Kriisitilanteessa vastuiden on oltava selkeitä ja viestinnän selkeää ja nopeaa.

Kriisiviestintätilanne voi syntyä esimerkiksi onnettomuustilanteessa tai seuraan jollain tavalla liitettävissä olevasta negatiivisesta tapahtumasta.

6.1 Kriisiviestinnän vastuut ja työnjako

Kriisiviestintää hoitaa ainoastaan seuran puheenjohtaja sekä toiminnanjohtaja. Muilla ei ole oikeutta eikä lupaa viestittää kriisin aiheuttaneesta tapauksesta eteenpäin ilman edellä mainittujen lupaa.

Joukkueen sisällä tapahtuvasta kriisistä tiedotetaan aina ja välittömästi toiminnanjohtajalle tai puheenjohtajalle, ja mikäli heistä kumpaakaan ei saada kiinni, niin seuran vakituisille työntekijöille, joiden tehtävänä on ilmoittaa asiasta eteenpäin mahdollisimman nopeasti (toiminnanjohtajalle ja /tai puheenjohtajalle). Seuran työntekijät eivät anna lausuntoja eteenpäin, neuvottelematta asiasta ensin toiminnanjohtajan tai puheenjohtajan kanssa.

6.2 Kriisiviestinnän tavoitteet ja periaatteet

Kriisiviestintätilanteessa on tärkeää toimia ennalta sovittujen vastuiden mukaisesti. Kriisiviestinnän tavoitteena seurassamme on luoda mahdollisesta kriisitilanteesta oikea kuva viestittämällä asioista selkeästi ja riittävästi sekä kohdistaa viesti oikealle kohderyhmälle.

Kriisiviestintämme tulisi lisäksi olla nopeaa ja etukäteen määriteltyjen vastuuhenkilöiden hallinnassa. Viestinnässä on tärkeää toiminnan jatkumisen turvaaminen mahdollisimman normaalina kriisin aikana ja sen jälkeen.

Kriisiviestinnässä tulee noudattaa seuraavia periaatteita:

  • Kriisiviestinnässämme tämä tarkoittaa, että viestitettävät asiat ovat oikein ja asiallisia. Asoista on myös pystyttävä puhumaan rehellisesti, eli jos ollaan kriisiin syyllisiä, myönnetään se heti.
  • Seuran kriisiviestintä noudattaa aiheeseen mahdollisesti liittyvää viranomaisviestintää.
  • Tärkeimmät kriisiviestintäkanavamme ovat seuran kotisivut sekä kohdennettu sähköpostiviestintä.
  • Tavoitteenamme on myös ottaa huomioon erilaiset kohderyhmät, ja miettiä missä järjestyksessä kriisistä näille kohderyhmille tiedotetaan. Myös tiedotuksen erilaisuus eri kohderyhmille on huomioitava.
  • Tärkeää on hoitaa kriisitilanne hyvin loppuun saakka ja tiedottaa asiasta siihen liittyville kohderyhmille aina, kun jotain uutta tiedotettavaa on. Kun kriisitilanne on päättynyt, viestinnässä palataan normaaleihin käytäntöihin.

Mahdollisia kriisinaiheita urheiluseurassa on useita. Seuraavat asiat saattavat aiheuttaa kriisitilanteen ja vaativat tehokasta viestintää:

  • Turnauksen/tapahtuman/harjoitusten aikana sattuva isompi onnettomuus
  • Onnettomuus tai muu poikkeustilanne seuran toiminta-alueella
  • Valmentajan tai jonkun muun avainhenkilön äkillinen sairastuminen, tapaturma tai kuolema
  • Seuran omaisuuteen kohdistuva vakava vahingonteko tai onnettomuus
  • Seuran toimihenkilöä tai vapaaehtoista epäillään rikoksesta
  • Turnaus- tai pelimatkalla sattuva aikuisten/nuorten sopimaton käyttäytyminen, joka uhkaa seuran mainetta
  • Joukkueen sisäiset ristiriidat tai erimielisyydet saavat sellaiset mittasuhteet, että asiasta tulee jollainlailla viestiä vanhemmille ja ehkä laajemminkin seuran sisällä
  • Seuran taloudellinen tilanteen äkillinen muuttuminen
  • Mahdollinen vastuuaseman väärinkäyttö
  • Harkitsematon teko, esim. vaitiolovelvollisuuden rikkominen
  • Joukkueen varojen väärinkäytökset

6.3 Viestintäketju ja yhteystiedot kriisitilanteessa

Viranomaiset

  • Kriisin luonteen mukaan yhteyttä otetaan tarvittaviin viranomaisiin, joko poliisiin ja /tai pelastusviranomaisiin. Soita yleiseen hätänumeroon 112
  • Mikäli kriisin luonne on sellainen, ettei poliisia tai pelastuslaitosta tarvita, ota ensisijaisesti yhteyttä seuran toiminnanjohtajaan. Seuran johto ottaa tämän jälkeen asian omaan käsittelyynsä, ja tiedottaa parhaaksi katsomallaan tavalla muita tahoja. Huolimatta kriisin luonteesta, tai siitä onko paikalla ollut poliisi tai pelastuslaitos, on asiasta aina ilmoitettava välittömästi seuran toiminnanjohtajalle, jotka hoitavat asiasta tiedottamisen.
  • Kenelläkään valmentajalla, joukkueella tai vanhemmista ei ole lupaa tiedottaa tai antaa kriisitilanteesta lausuntoja seuran puolesta virallisesti tai epävirallisesti eteenpäin.

Hyvinkään Palloseuran toimihenkilöt:

  • Ole välittömästi yhteydessä tapahtuman tai toiminnan vastuuhenkilöön, jonka vastuulla on olla yhteydessä viipymättä seuran toiminnanjohtajana ja/tai puheenjohtajaan
  • Kenelläkään valmentajalla, joukkueella tai vanhemmista ei ole lupaa tiedottaa tai antaa kriisitilanteesta lausuntoja seuran puolesta virallisesti tai epävirallisesti eteenpäin.
  • Henkilöstölle ja toimihenkilöille tulee viestiä tilanteesta ajankohtaisesti

Paikallismedia

  • Jos kriisitilanteesta on seuran taholta tarpeellista tavoittaa mediaa, esim. tiedottamisen vuoksi, ensisijainen yhteystaho on paikallislehti Aamuposti

7. Sosiaalisen median ohjeet

Seura hyödyntää viestinnässään myös sosiaalista mediaa, lähinnä Facebookia ja Instagramia. Toissijaisena sosiaalisena mediana seura käyttää myös Twitteriä.

Sosiaalinen media ei ole ensisijainen viestintäkanava, vaan sitä kautta nostetaan esille seurassa tapahtuvia positiivisia asioita, vapaamuotoisella otteella.

Seuran sosiaalisen median tilien päivittämisestä vastaa toiminnanjohtaja. päivittämisestä vastaa seuran toiminnanjohtaja.

Joukkueet voivat käyttää sosiaalista mediaa oman toimintansa viestinnässä, mutta käyttötarkoitus ja julkisuus on harkittava tarkoin. Jos joukkue on perustamassa omaa Facebook-sivustoa tai muuta sosiaalisen median kanavaa Hyvinkään Palloseuran joukkueena, on etukäteen otettava yhteyttä seuran toiminnanjohtajaan yhteisten toimintatapojen sopimiseksi.

Pääsääntönä on, että kun käytetään Hyvinkään Palloseuran nimeä ja logoa, tulee joukkueen viestintä sosiaalisessa mediassa olla linjassa seuran viestinnän kanssa.

Julkaistessa seuran tai seuran joukkueiden some-tileillä käytetään jokaisessa julkaisussa (FB vapaaehtoinen) tunnistetta #voimatahtosydän. Lisäksi voidaan käyttää muita tunnisteita, esim. #jalkapallo ja #hyvinkää ovat suositeltavia.

Julkaisuihin tulee merkitä/lisätä (”tägätä”) seuran ko. median käyttäjätili, niin minulle tulee ilmoitus julkaisuistanne.

Seuran some-kanavat ja tilit:

  • FB: Hyvinkään Palloseura (facebook.com/hyvinkaanpalloseura)
  • IG: @hyvinkaanpalloseura
  • Twitter: @hyps1947

8. Viestintätyökalut Hyvinkään Palloseurassa

Hyvinkään Palloseuran kotisivut ovat seuran ja joukkueiden ensisijainen viestintäkanava. Seuran sivuston päivitys- ja kehitysvastuu on toiminnanjohtajalla.

Joukkueiden toimihenkilöiden tulee seurata aktiivisesti seuran kotisivujen tiedotusta.

Joukkueiden sivustojen päivitysvastuu on joukkueenjohtajalla tai sovitusti joukkueen muulla toimihenkilöllä. Kunkin joukkueen sivuilta tulee löytyä ainakin seuraavat tiedot:

  • joukkueen toimihenkilöiden yhteystiedot
  • harjoitusvuorot
  • ajantasainen pelaajaluettelo vähintään etunimellä
  • ajan tasalla oleva tapahtumakalenteri

myClubin sähköpostiviestikanavaa käytetään muun viestinnän tukena. Sähköpostiviestillä ei välttämättä tavoita esimerkiksi nuorisopelaajia, jotka eivät aktiivisesti useinkaan seuraa sähköpostiaan, mutta ovat tottuneita muiden verkkoviestintäkanavien käyttäjiä.

Joukkue voi ottaa halutessaan ottaa viestintänsä tueksi whatsapp-ryhmän tai sosiaalisen median, esimerkiksi Facebookin. Tällöin tulee noudattaa seuran sosiaalisen median ohjeistusta. Myös muut sosiaalisen median kanavat, kuten Twitter, Instagram ja YouTube, ovat mahdollisia joukkueiden viestintäkanavia, mutta asiasta pitää sopia etukäteen seuran toiminnanjohtajan kanssa.

9. Lisätiedot/-ohjeet

Lisätietoja seuran viestinnästä ja ohjeita käytännön toimintaan antavat toiminnanjohtaja tai seuran puheenjohtaja.

Hyvinkään Palloseuran viestinnästä vastaa

Janne Bruun
Toiminnanjohtaja
janne.bruun@hyps.fi
040 485 5622