Talousohjesääntö

1. Talousohjesäännön tarkoitus

Tämän talousohjesäännön tarkoituksena on määritellä eri hallintoelinten ja toimihenkilöiden tehtävät, vastuut ja kontrollipisteet yhdistyksen taloudenhoidossa. Kaikkea seuran taloutta hoidetaan kirjanpitolain ja -asetusten mukaisesti sekä hyvän kirjanpitotavan mukaan.

Arpajaisten, keräysten sekä muun vastaavanlaisen varainhankinnan osalta noudatetaan niistä annettuja määräyksiä ja ohjeita. Yhdistyksen kaikki maksuliikenne tulee hoitaa seuran taloushallintaohjelmaa käyttäen.

Näiden ohjeiden lisäksi noudatetaan yhdistyslakia ja yhdistyksen sääntöjä.

1.1 Yhdistyksen kokouksissa päätettävät, talouteen liittyvät asiat

Kevätkokous (tammi-maaliskuussa)

• Käsitellään johtokunnan laatima toimintakertomus ja tilinpäätös edelliseltä kalenterivuodelta
• Käsitellään tilintarkastajan lausunto
• Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä

Syyskokous (syys-lokakuussa)

• Valitaan johtokunnan jäsenet
• Päätetään johtokunnan jäsenten kokouspalkkioista, vaikka päätös olisikin, ettei kokouspalkkioita makseta
• Vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio seuraavalle vuodelle
• Valitaan varsinainen ja varatilintarkastaja

1.2 Yhdistyksen nimenkirjoittajat, tilinkäyttöoikeudet ja maksukortit

Yhdistyksen puolesta nimen kirjoittavat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai toiminnanjohtaja, kaksi yhdessä. Nimenkirjoittajien on oltava täysi-ikäisiä. Tilien avaamisesta ja sulkemisesta sekä käyttöoikeuksista ja maksukorteista päättää johtokunta.

1.3 Tilinpäätös

Yhdistyksen tilikausi on 1.11.-31.10. Johtokunta huolehtii vuosittain tilinpäätöksen hyväksymisestä ja se esitetään vuosikokoukselle vahvistettavaksi sekä vastuuvapauden myöntämiseksi johtokunnalle ja muille tilivelvollisille.

1.4 Kirjanpitomateriaalin toimitus ja säilytys

Kaikki tositteet tulee toimittaa tai skannata taloushallintojärjestelmään.

Järjestelmä, tilitoimisto ja seura säilyttää taloushallintaohjelmaan toimitetut tositteet (laskut ja kuitit) lain vaatiman ajan.

1.5 Johtokunnan talouteen liittyvät tehtävät

Johtokunta vastaa seuran taloudesta ja huolehtii siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen. Päivittäisestä taloudenhoidosta vastaa seuran toiminnanjohtaja. Johtokunnan on tarkoin hoidettava yhdistyksen omaisuutta ja säilytettävä sen varat luotettavasti ja yhdistykselle edullisesti.

Tilien avaamisesta ja sulkemisista sekä tilien käyttäjistä päättää seuran johtokunta. HyPS ry:llä on käytössä seuran johtokunnan vahvistamat pankkitilit.

Joukkuekohtaista maksuliikennettä seurataan taloushallintaohjelmassa kustannuspaikoittain. Joukkuekohtaiset tunnukset annetaan joukkueen nimetylle taloudesta vastaavalle henkilölle (joukkueenjohtaja tai taloudenhoitaja).

Johtokunta käsittelee tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen kokouksessaan ja toimittaa tilintarkastajille tarkastettavaksi vähintään kolme viikkoa ennen vuosikokousta.

Lisäksi johtokunta huolehtii seuraavista asioista:

• Vastaa yhdistyksen kirjanpidon järjestämisestä
• Vastaa toimintasuunnitelman ja talousarvion laadinnasta, toiminnanjohtajan luonnoksen pohjalta
• Vastaa talousarvion seurannasta, toiminnanjohtajan raportointien pohjalta
• Vastaa toimintakertomuksen laadinnasta, toiminnanjohtajan luonnoksen pohjalta sekä käsittelee ja allekirjoittaa tilinpäätöksen
• Vastaa yhdistyksen taloudenhoitoon liittyvien ohjesääntöjen valmistelusta, toiminnanjohtajan luonnoksen pohjalta
• Päättää tilienkäyttöoikeuksista ja maksukorteista.
• Päättää irtaimen omaisuuden ja palveluiden hankkimisesta siltä osin, kun hankinnan arvo ylittää 5.000 euroa.

Lainan ottamisesta ja henkilöstön palkkaamisesta päättää aina seuran johtokunta. Seuran kirjanpito hoidetaan keskitetysti johtokunnan päättämällä tavalla. Joukkueet hoitavat kirjanpitoon liittyvät velvollisuudet ja maksuliikenteen talousohjesääntöjen mukaan.

1.6 Puheenjohtajan talouteen liittyvät tehtävät

Johtokunnan puheenjohtaja:

• Vastaa talouspäätösten toteutuksen valvonnasta.
• Hyväksyy varapuheenjohtajan/hallituksen jäsenten ja toiminnanjohtajan laskut ja kulukorvaukset.
• Toimii toiminnanjohtajan tukena seuran taloushallintotehtävissä.
• Vastaa seuran taloushallinnosta.

1.7 Toiminnanjohtajan talouteen liittyvät tehtävät

Toiminnanjohtaja:

• Laatii johtokuntakäsittelyä varten esityksen seuran talousarvioksi.
• Laatii johtokuntakäsittelyä varten luonnoksen yhdistyksen toimintasuunnitelmaksi ja toimintakertomukseksi.
• Toiminnanjohtaja laatii yhdessä tilitoimiston kanssa tilinpäätöksen ja puheenjohtajan kanssa toimintakertomuksen sekä toimintasuunnitelman ja talousarvion.
• Hoitaa yhdistyksen taloutta ja varainhankintaa tehtyjen päätösten mukaisesti ja esittelee talouteen liittyvät asiat (tilinpäätöksen, talousarvion, laskelmat jne.) yhdistyksen kokoukselle.
• Hyväksyy toimihenkilöiden sellaiset laskut ml. kululaskut, joita ei tämän ohjesäännön mukaan ole määrätty puheenjohtajan hyväksyttäviksi.
• Huolehtii menojen suorittamisesta sääntöjen ja päätösten mukaisesti, seuraa tulojen sekä jäsenten maksamien jäsenmaksujen kertymistä.
• Huolehtii yhdistyksen lakisääteisten maksujen, kuten palkkojen maksamisesta. Toiminnanjohtaja ei kuitenkaan maksa itselleen kohdistuvia, kuukausipalkan lisäksi maksettavia muita korvauksia ilman puheenjohtajan kuukausittaista hyväksyntää.
• Vastaa yhdistyksen kirjanpidon hoidosta sekä verottajalle tehtävistä ilmoituksista yhdessä tilitoimiston kanssa.
• Vastaa kirjanpitokirjojen ja tositemateriaalin säilyttämisestä ja arkistoinnista yhdessä tilitoimiston kanssa. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitokirjat (päivä-pääkirja, tuloslaskelma ja tase liitteineen) ja tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta
  tilikauden päättymisestä. Tositemateriaalin säilytysaika on kuusi vuotta.
• Asiatarkastaa seurapalveluiden tuottamiseen liittyviä ostolaskuja sekä hallinnon operatiiviseen toiminaan liittyvät ostolaskut.
• Vastaa seurapalveluiden laskuttamisesta jäsenistöltä sekä myyntisaamisten valvonnasta ja perinnästä yhdessä ulkoistetun maksupalveluseurannan kanssa
• Vastaa joukkueiden taloudenpitoon liittyvistä asioista, kuten käyttöoikeuksien myöntämisistä.
• Huolehtii muista johtokunnan hänelle antamista tehtävistä.

1.8 Yleinen toimintatapa laskujen tarkastamiseen ja hyväksyntään

Laskujen tarkistaminen:
Laskujen tarkastamisesta vastaa aina tilauksen tehnyt henkilö, joka pystyy todentamaan tilauksen paikkansa pitävyyden. Jos lasku sisältää useamman henkilön yhteistilauksia tulee kaikkien tilausten tehneiden henkilöiden tarkistaa lasku oman vastuualueensa osalta.

Laskujen hyväksyminen:
Laskut voidaan maksaa vasta, kun niiden tarkistus ja hyväksyntä on talousohjesäännön mukaisesti tehty.

Toiminnanjohtajalla on toimivaltuutus hyväksyä yksin alle 5.000€ (alv.0%) laskuja. Poikkeuksena perustoimintaan liittyvät laskut, kuten kaupungin liikuntapaikkavuokrista tai Palloliiton sarja- ja erotuomarimaksuista muodostuvat laskut, jotka toiminnanjohtaja tai nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö voi hyväksyä yksin 15.000€ (alv.0%) asti.

Yli 5.000€ (alv.0%) ostolaskujen hyväksyminen tapahtuu kahden yhdistysrekisterin mukaisten nimenkirjoituksen omaa.

1.9 Rahastot

Yhdistyksellä voi olla rahastoja, joiden perustamisesta ja kartuttamisesta päättää hallitus. Rahastoihin voidaan ottaa siirtoja ja lahjoituksia. Rahastoihin kartutettuja varoja tulee käyttää vain ja ainoastaan rahastolle määrätyn tarkoituksen mukaisesti.

2. Joukkueet

Joukkueilla olevista varoista ja joukkueen maksuista vastaa joukkueen valitsema joukkueenjohtaja tai taloudenhoitaja. Kukin joukkue valitsee joukkueenjohtajan ja mahdollisen taloudenhoitajan vähintään tilikauden (1.11.-31.10) ajaksi. Jos taloudenhoitaja vaihtuu kesken tilikauden, tulee kaikki kertynyt materiaali ja tieto siirtää uudelle taloudenhoitajalle.

Koko seuran ja joukkueiden kirjanpito tehdään johtokunnan hyväksymän tilitoimiston toimesta. Tositteet ja muu mahdollinen kirjanpitomateriaali toimitetaan tilitoimistolle sähköisesti taloushallintaohjelmaan tallentamalla. Järjestelmä ja tilitoimisto säilyttää em. tositteet lain vaatiman ajan.

Joukkue vastaa joukkueelle osoitettujen ostolaskujen asiatarkastuksesta ja hyväksymisestä. Joukkueet vastaavat varsinaisen toiminnan järjestämisestä seuran antamien ohjeiden mukaan.

Joukkueella tulee olla joukkueenjohtaja ja tarvittaessa taloudenhoitaja. Nämä toimihenkilöt valitaan aikuisjoukkueissa joukkuekokouksessa ja junioreilla vanhempainkokouksessa.

Kokouksen tehtävät ovat:

• Valita joukkueenjohtaja, taloudenhoitaja ja muut toimihenkilöt
• Hyväksyä joukkueen toimintasuunnitelma ja talousarvio
• Päättää vuosittain joukkueen säännöistä

Kauden alussa tulee kaikilla pelaajilla tai huoltajilla olla mahdollisimman hyvin tiedossa, minkälaisia kustannuksia joukkueelle on tulossa kauden aikana.

Seuran joukkueenjohtajilta sekä taloudenhoitajilta vaaditaan vaitiolositoumus allekirjoitettuna.

Lisäksi seura vaatii kopion pöytäkirjasta, josta käy ilmi joukkuekokouksessa tai vanhempainkokouksessa valitut toimihenkilöt. Pöytäkirjan toimittamisen jälkeen voidaan toimihenkilöille myöntää käyttöoikeudet taloushallintajärjestelmiin.

Joukkueet vastaavat itse toimintansa kuluista.

2.1 Joukkueiden taloudenhoidon tehtävät ja vastuut

Joukkueen talous on osa seuran taloutta. Kokonaisvastuu joukkueen taloudellisesta toiminnasta on kaikilla joukkueessa mukana olevilla pelaajilla ja juniorijoukkueissa pelaajien vanhemmilla. Taloudellinen vastuu seuran suuntaan on joukkueenjohtajalla ja
taloudenhoitajalla.

2.2 Joukkueen toimintasuunnitelma ja talousarvio

Toimintasuunnitelma muodostaa pohjan joukkueen talousarviolle. Talousarvio tehdään toimintakausi (1.11.-31.10.) kerrallaan ja sen tulee perustua joukkueen tai junioreilla vanhempainkokouksen hyväksymään toimintasuunnitelmaan.

Toimintasuunnitelma ja talousarvio on toimitettava seuran toimistolle erikseen ilmoitettuun päivään mennessä. Talousarvio on tehtävä seuran ohjeiden ja budjettipohjan mukaisesti. Budjettipohja löytyy talousohjesäännön lopusta liitteenä.

Talousarviosta on käytävä selville joukkueen arvioidut menot sekä menojen kattamiseksi hankittavat tulot. Suunnitelma on laadittava siten, että joukkue pystyy tehtyä suunnitelmaa noudattamalla suoriutumaan kaikista sitoumuksistaan toimintakauden aikana. Joukkueen kauden menot voivat olla tuloja suuremmat ainoastaan sillä edellytyksellä, että joukkueella
on aikaisemmilta kausilta varoja säästössä alijäämän rahoittamiseksi.

Kauden päättyessä ei joukkueen kustannuspaikka voi taloushallintaohjelmassa olla alijäämäinen. Yli kauden kohdistuvat menot on huomioitava toimintasuunnitelmassa.

2.3 Joukkueen rahat ja omaisuus

Joukkueella on oikeus päättää itsenäisesti omien rahavarojensa käytöstä niin, että toiminta vastaa seuran asettamia linjauksia.

Joukkueen oikeus päättää itsenäisesti omien rahavarojensa käytöstä ei kuitenkaan ole poikkeukseton.

Seuran johtokunta käyttää seuran sisällä ylintä päätösvaltaa yhdistyksen kokousten välisenä aikana. Joukkueiden keräämät rahavarat ovat viime kädessä seuran omaisuutta ja niiden käytöstä päättää tarvittaessa seuran johtokunta.

Seuran johtokunta valvoo joukkueiden rahankäyttöä.

Joukkue ei saa avata omia pankkitilejä. Hyvinkään Palloseurassa on käytössä seuran päätili ja seuran johtokunnan tarpeellisiksi määrittelemät ja hyväksymät muut tilit.

Joukkueen kustannuspaikalla taloushallintaohjelmassa olevia varoja käyttävät joukkueenjohtaja/-johtajat ja mahdollinen taloudenhoitaja.

Johtokunta tai vanhempainkokous voivat myös erottaa joukkueen toimihenkilöt.

3. Joukkueen maksuliikenne

3.1 Laskut

Joukkueen kaikki rahaliikenne hoidetaan seuran käytössä olevan taloushallintaohjelman kautta. Joukkueen kustannuspaikalla tulee olla tarvittavat varat joukkueen toiminnan kulujen kattamiseksi. Mikäli joukkueelle kertyy alijäämää eikä kuluja saada veloitettua joukkueen kustannuspaikalta, toiminnanjohtaja huomauttaa asiasta.

Joukkuetta ei ilmoiteta sarjaan, mikäli maksuja on maksamatta. Jos avoimia saatavia ei saada vielä tämänkään jälkeen joukkueelta, asia käsitellään seuran johtokunnassa, joka voi sulkea joukkueen seuran toiminnasta, kunnes maksut on maksettu. Seura voi laskuttaa kulut suoraan joukkueen jäseniltä.

500 €:n saakka voi taloudenhoitaja tai joukkueenjohtaja tehdä hankintoja joukkueelle itsenäisesti. Tämän summan ylittävät hankinnat hyväksyy joukkueen johtoryhmä (vastuuvalmentaja, taloudenhoitaja ja joukkueenjohtaja) yhdessä esimerkiksi
sähköpostitse.

Jos hankinnat on kirjattu talousarvioon, talousarvio on hyväksytetty vanhempainillassa ja kokouksesta on pöytäkirja olemassa, on se kirjallinen lupa tehdä kyseiset hankinnat. Tästä poikkeavista yli 500€:n hankinnoista tulee tulostaa vähintään
sähköpostikuittaukset laskun tai tositteen yhteyteen.

3.2 Seuran ja joukkueen maksut

Seuratoiminnan kuluja katetaan seuran toimintamaksuilla, jäsenmaksuilla ja muilla vuosittain seuran vuosikokouksen määrittelemillä maksuilla sekä seuran järjestämällä varainhankinnalla.

Seuran ajantasaiset maksut on eritelty tarkemmin Hyvinkään Palloseuran verkkosivuilla.

Jäsen- ja toimintamaksujen laskutuksesta vastaa seura, muista laskutuksista vastaa joukkue. Jäsenmaksu laskutetaan toimintakauden alussa tai jäseneksi rekisteröityessä.

Seuran toimintamaksut on jaettu 12 kuukaudelle. Joukkueen pitämä tauko esim. kesällä tai kauden vaihtuessa ei oikeuta maksuvapautukseen toimintamaksun osalta.

Joukkuemaksuja voidaan korottaa kesken kauden joukkueen johtoryhmän ja seuran toiminnanjohtajan yhteispäätöksellä. Huomattaviin korotuksiin kesken kauden vaaditaan joukkue- tai vanhempainkokouksen hyväksyntä.

Joukkueen laskutuksessa käytetään aina MyClub -asiakashallintajärjestelmää ja seuran laskutuksessa joko MyClub -järjestelmää tai käytössä olevaa taloushallintojärjestelmää. Muiden järjestelmien käyttö on kielletty.

MyClubissa joukkueen laskutuksessa ei saa käyttää jäsenmaksu- tai toimintamaksukategorioita, sillä niitä käyttää ainoastaan seura. Seuran laskutus sisältää seuran toimintamaksun, kenttämaksut, valmentajamaksut, sarjamaksut, alle 10-v. pelipassi, seuran valmennuspalvelut.

Joukkue valitsee kategoriaksi varustemaksu, sarja- ja turnausmaksut, sponsorointi tai muu myynti. Joukkueiden väliset maksut voidaan hoitaa myös kustannuspaikkasiirtona kirjanpitäjän toimesta niin, että siirrolle on sähköpostihyväksyntä joukkueenjohtajilta ja taloudenhoitajilta.

Perheitä on hyvä muistuttaa siitä, että jokaisella laskulla on vaihtuva viitenumero.

3.2.1 Ostolaskujen käsittely

Seuralle osoitetut laskut ohjataan mahdollisuuksien mukaan verkkolaskutukseen.

Mikäli yrityksellä ei ole mahdollisuutta toimittaa verkkolaskuja tai lähettää laskuja sähköpostilla, laskut voi lähettää paperisina skannauspalveluosoitteeseen.

Emme vastaanota laskuja käyntiosoitteeseemme tai seuran sähköpostiosoitteisiin.

Kaikille laskuille tulee ehdottomasti kirjata joukkueen nimi selkeästi.

Verkkolaskut
Verkkolaskuosoite (OVT): 003710555878
Operaattori: Basware , BAWCFI22

Laskujen vastaanotto sähköpostitse skannauspalveluun

• Tähän osoitteeseen voi lähettää ainoastaan laskuja. Laskut lähetetään palveluun sähköpostin PDF-muotoisina liitetiedostoina ja laskun liitteiden tulee olla samassa tiedostossa itse laskun kanssa.
• Sähköpostilaskun osoite: laskut@administer.fi
• Yhdessä sähköpostiviestissä voi lähettää useita laskuja, kunhan jokainen lasku on
  erillisenä liitetiedostona. Kaikilla tiedostoilla tulee olla eri nimi.
• Yhden sähköpostin maksimikoko on 5Mb.
• PDF-tiedostojen tulee olla aitoja PDF-dokumentteja.
• Liitteen nimen sallitut merkit ovat tavallisia kirjoitusmerkkejä, a-z, A-Z, 0-9. Ethän käytä erikoismerkkejä tai välilyöntejä liitteiden nimeämiseen.

Laskujen vastaanotto postitse skannauspalveluun

Osoitetietojen tulee olla täydellisinä sekä laskussa että kirjekuoressa, jotta lasku voidaan välittää nopeasti ja luotettavasti vastaanottajalleen.

Hyvinkään Palloseura r.y.
00064 ADMINISTER

Skannausosoitteeseen voi lähettää ainoastaan laskumateriaalia. Nämä postit luetaan automaattisesti yrityksemme reskontraan, eikä mikään muu materiaali (esimerkiksi kuitit) saavuta vastaanottajaansa tätä kautta.

Joukkueenjohtaja tai taloudenhoitaja asiatarkastaa viipymättä joukkueelle osoitetut ostolaskut ja toiminnanjohtaja hyväksyy ja laittaa ne maksuun.

Mikäli laskun sisällössä on puutteita niin joukkue on velvollinen olemaan yhteydessä laskuttajaan ja sopimaan uudesta laskusta ja eräpäivästä. Mahdolliset muistutus- ja perintäkulut joukkueelle osoitettujen ostolaskujen osalta kuululuvat aina joukkueelle. Jos laskulla on puutteelliset tiedot liittyen siihen, mille joukkueelle lasku kuuluu, on seuralla
oikeus velottaa selvittelytyöstä 10 euroa per lasku.

3.2.2 Tositteet

Tositteita ovat laskut ja kuitit. Niistä on käytävä ilmi:

• menotosite: ostettu tuote, tavara tai palvelu
• tulotosite: luovutettu suorite (esim. ilmoitustila, talkoosuorite, yms.)
• maksettu tai saatu rahasumma
• päivämäärä
• ostopaikka (liikkeen nimi)

Mikäli tehdään kirjanpidossa joukkueiden välisiä siirtoja, on näistä toimitettava tarvittavat tiedot ja tositteet tilitoimistolle ja seuran toimistolle.

4. Korvausten maksaminen joukkueen toimihenkilöille

4.1 Kulukorvaukset

Vastuuvalmentajalle, joukkueenjohtajalle ja apuvalmentajille voidaan maksaa kulukorvauksia todellisia kuluja ja tositteita vastaan joukkueen toiminta- ja talousarvion mukaisesti. Kulukorvaukset, kilometrikorvaukset ja päivärahat tulee hakea kolmen kuukauden kuluessa kulujen syntymisestä.

Joukkueen vastuuvalmentaja määritellään seuran tekemällä valmentajasopimuksella.

Joukkueen toimihenkilöille voidaan maksaa päivärahoja verohallinnon määrittelemien ohjeiden mukaan. Päivärahoja voi maksaa verottomana kulloinkin voimassa olevan verottajan ohjeen mukaisesti. Verohallinto päättää vuosittain verovapaat
matkakustannusten korvaukset. Verottoman kulukorvauksen määrät tulee tarkistaa verottajan sivuilta vuosittain.

Kun joukkueelta tai seuralta veloitetaan kulukorvauksia esimerkiksi oman auton käytöstä, maksun saajan tulee kirjata kulu- tai matkalaskuun perusteet.

Henkilö tekee itse taloushallintojärjestelmään kulutositteen ja liittää siihen kaikki mahdolliset liitteet ja tositteet tarpeen mukaan. Taloudenhoitaja tai joukkueenjohtaja tarkistaa tositteen liitteineen ja toiminnanjohtaja hyväksyy sen. Henkilön tietoihin tulee lisätä tilinumero maksua varten.

Kulukorvauksen laatijan, joukkueenjohtajan ja taloudenhoitajan tulee pitää huolta siitä, että verohallinnon ohjeita noudatetaan joukkueen taloudenhoidossa. Korvauksensaajasta tarvitaan henkilötiedot seuran kirjanpitoa ja verottajalle tehtäviä ilmoituksia varten. Kun kyseessä on kilometrikorvaus, päiväraha tai erotuomarikorvaus, tarvitaan henkilötiedot
aina.

Taloushallintojärjestelmän kulukorvaus- ja matkalaskuoikeuksia sekä muita järjestelmäoikeuksia varten tulee seuralle toimittaa seuraavat tiedot:

• Nimi
• Joukkue
• Osoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Tilinumero, jos on kyseessä korvauksen tai palkkion maksu
• Tarvittavat oikeudet (joukkueenjohtajan tai taloudenhoitajan oikeudet, matka- ja kulukorvausoikeudet ja/tai työtuntien kirjaus)

Korvaus saattaa olla saajalleen veronalaista tuloa. Kilometrikorvauksia oman auton käytöstä voi maksaa verottomana enintään verottajan ohjeiden mukaisesti. Edellä mainitun rajan yli menevät kilometrikorvaukset katsotaan korvauksen saajan verotettavaksi muuksi tuloksi, josta verotuksessa on oikeus tehdä verohallituksen päätöksen mukainen vähennys.

Edellä mainitun kilometrikorvausten enimmäisrajan ylittävät korvaukset on saajan merkittävä veroilmoitukseensa muuksi tuloksi. Jos maksettu kilometrikorvaus on saman suuruinen kuin yo. vähennysoikeus, verovaikutusta ei tule, mutta tiedot on silti merkittävä veroilmoitukseen.

Joukkue tai seura ei ole rajojen täyttymisestä seurantavelvollinen eikä myöskään velvollinen suorittamaan automaattisesti ennakonpidätystä, vaan vastuu on maksun saajalla.

Verokortit:

• Verokortit saadaan kerran vuodessa palkanlaskentaan suorasiirtona verohallinnosta.
• Muutosverokortteja emme saa verohallinnon suorasiirroissa, vaan muutosverokortit pitää aina toimittaa palkanlaskentaan erikseen.
• Työntekijä on aina velvollinen toimittamaan verokortin palkanlaskentaan tai verotustoimitetaan 60%, verottajan ohjeistuksen mukaisesti.
• Verokortti toimitetaan seuran toiminnanjohtajalle tai hänen antaman ohjeen mukaisesti ja tämän jälkeen se toimitetaan tilitoimistoon.

4.2 Palkat ja palkkiot

Kun yksityisellä henkilöllä teetetään työtä esim. valmennusta, luennointia, erotuomarin tehtäviä yms. ja siitä maksetaan suoraan kyseiselle henkilölle, on kysymyksessä palkanmaksu tehdystä työstä, jossa seura toimii työnantajan roolissa. Joukkueeseen palkattavat henkilöt tulee hyväksyttää toiminnanjohtajalla. Toiminnanjohtaja hyväksyy
sopimuksen mukaiset palkat ja palkkiot sivukuluineen.

Seura siis toimii poikkeuksetta palkanmaksajana, eikä joukkueet voi maksaa palkkaa kenellekään.

Maksettavat palkat ja palkkiot tulee lähettää seuraan hyväksyttäväksi toiminnanjohtajalle. Tämän jälkeen ne toimitetaan seuran tilitoimistolle laskettavaksi.

Maksettavien palkkojen tai palkkioiden tiedot tulee toimittaa viimeistään kaksi viikkoa ennen maksupäivää. Seura vastaa työnantajakustannuksista.

Tätä varten palkka-aineistosta tulee käydä ilmi seuraavat asiat:

• bruttopalkka
• palkansaajan nimi
• henkilötunnus
• kotiosoite, postinumero ja -toimipaikka
• verotuskunta
• pankkitili, jolle palkka maksetaan

Palkansaajan verokortti tulee toimittaa seuralle. Mikäli sellaista ei toimiteta, ennakonpidätyksen suuruus on 60% bruttopalkasta.

Hyvinkään Palloseuran palkanmaksupäivät ovat:

• Päätoimisten ja sopimuksellisten työntekijöiden osalta kuun 30. päivä
• Epäsäännölliset palkat ja palkkiot maksetaan neljännesvuosittain. (esim. erotuomaripalkkiot)

4.3 Juniorijoukkueiden kilpailumatkojen kustannusjako

Seuran johto suosittelee, että joukkueen kilpailumatkoille lähtee lapsiurheiluvaiheessa (12-vuotiaat ja alle) mukaan valmennuksen lisäksi riittävä määrä huoltajia per lapsi. Nuorisourheiluvaiheessa (13-vuotiaat ja vanhemmat) seura suosittelee, että joukkueen kilpailumatkoille lähtee valmennuksen lisäksi yksi aikuinen kymmentä nuorta kohden.

Ensisijaisesti mukaan lähtevät aikuiset ovat joukkueen toimihenkilöitä. Lähtevä joukkue (eli mukaan lähtevät pelaajat) maksaa kolmen toimihenkilön matkan osuuden. Näiden kolmen matkalle lähtevän, joukkueen maksaman, aikuisen lisäksi matkalle lähtevät aikuiset sopivat keskenään kustannusten jaosta, ellei vanhempainkokouksessa muuta päätetä.

Kilpailumatkoista tulee kirjata matkustussuunnitelma, josta käy ilmi matkan ohjelma ja aikataulu, mukaan lähtevät valmentajat, huoltajat ja pelaajat sekä mukaan lähtevien aikuisten yhteystiedot. Matkustussuunnitelmaan tulee kirjata turnausmatkan säännöt sekä seuraukset, mikäli pelaaja ei noudata sääntöjä. Matkustussuunnitelma tulee toimittaa seuran toiminnanjohtajalle.

5. Joukkueen varainhankinta

5.1 Varainkeruu

Joukkueen toiminta rahoitetaan mm. pelaajilta kerättävillä maksuilla. Pelaajilta perittävän joukkuemaksun suuruuden päättää aikuisilla joukkuekokous ja junioreilla vanhempainkokous. Kulut on pyrittävä pitämään kohtuullisina. Kulujen kohtuullistamiseksi seura suosittelee, että jokainen joukkue tekee varainhankintasuunnitelman, joka liitetään toimintasuunnitelmaan ja talousarvioon.

Seuran ja joukkueen nimissä hankitut varat on käytettävä seuran tai joukkueen pelaajien hyödyksi.

Varainhankinnassa on noudatettava verotukseen liittyviä lakeja ja asetuksia sekä huomioitava seuran asema yleishyödyllisenä yhdistyksenä. Kaikki veronkiertoon viittaavat järjestelyt on kielletty. Pienin yksikkö, jolle talkoo- tai sponsorituoton voi jakaa on joukkue.

Kaikki henkilökohtainen talkoo- tai sponsorivarojen jakaminen pelaajille on kielletty (ts. ’korvamerkittyä’ rahaa ei saa olla). Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että esim. sponsorirahaa hankkinut henkilö ei voi saada hyvitystä muista maksuistaan, eivätkä talkoisiin osallistuneet ole oikeutettuja pienempiin maksuihin kuin talkoisiin osallistumattomat. Kukaan ei myöskään voi saada vapautusta kausimaksusta. Verottaja katsoo tällaiset edut saajan (junioreilla vanhemman) henkilökohtaiseksi ansiotuloksi.

6. Joukkueen talousseuranta

Kauden aikana joukkueen johtokunnan tulee seurata toimintasuunnitelman ja talousarvion
toteutumista. Taloushallintojärjestelmästä joukkueenjohtaja tai taloudenhoitaja saa otettua
tuloslaskelman valitulta ajanjaksolta.

Joukkuekokous ja junioreilla vanhempainkokous hyväksyy talousarvion. Joukkueenjohtajan tulee yhdessä joukkueen johtoryhmän kanssa toimia tämän suunnitelman puitteissa.

Seurannan tekeminen on tärkeää, sillä tulojen ja menojen muuttuessa oleellisesti, joukkueen joukkueenjohtajan tulee kutsua uusi joukkuekokous ja junioreilla vanhempainkokous koolle ja hyväksyttää uusi talousarvio.

Joukkueenjohtaja voi ilman joukkuekokousta ja junioreilla vanhempainkokousta alentaa
kausimaksua, mikäli näyttää, että tilikauden tulos tulee olemaan oleellisesti parempi kuin
budjetoitu.

7. Pelaajan maksut

7.1 Pelaajan maksut ja käytännöt kesken kauden

Jalkapallokausi on 1.11.-31.10. Kauden vaihtuessa pelaaja on vapaa vaihtamaan seuraa
ilman ylimääräistä maksuvelvoitteita. Kauden aikana tulleet maksut tulee hoitaa.

Nämä jäljempänä olevat maksusäännöt eivät koske kauden vaihteessa lopettavia. Mikäli pelaaja
on epävarma jatkamisestaan tulevalla kaudella tai ei ole jatkamassa, kirjallinen ilmoitus
(sähköposti) tulee tehdä joukkueenjohtajalle lokakuun loppuun mennessä.

Pelaajien maksut suoritetaan eräpäivään mennessä. Kaikki pelaajan maksut tulee olla
maksettuna ennen toimintakauden päättymistä (31.10).

7.1.1 Pelaajasiirto seuran sisällä kesken kauden

Kun pelaaja siirtyy seuran sisällä joukkueesta toiseen, joukkueiden johtoryhmät sopivat keskenään siirrosta ja pelaajan maksuista. Uuden joukkueen taloudenhoitaja selvittää maksut ja maksuperusteet pelaajan tai pelaajan vanhempien kanssa.

7.1.2 Pelaajasiirto toiseen seuraan tai pelaamisen lopettaminen kesken kauden

Pelaajan tulee ilmoittaa joukkueenjohtajalle kirjallisesti (sähköposti) lopettamisesta joukkueessa.

Mikäli lapsiurheiluvaiheen pelaaja U6-U9 lopettaa kesken kauden, on pelaaja velvollinen maksamaan sen kuukauden toimintamaksun, kun Ilmoitus lopettamisesta annetaan.

Mikäli lapsiurheiluvaiheen pelaaja U10-U12 lopettaa tai siirtyy toiseen seuraan kesken kauden, laskutetaan pelaajalta lopettamiskuukausi + 1 seuraava kuukausi toimintamaksua.

Mikäli nuorisourheiluvaiheen (U13-U19) pelaaja lopettaa tai siirtyy toiseen seuraan kesken kauden, laskutetaan pelaajalta lopettamiskuukausi + 2 seuraavaa kuukautta toimintamaksua. Tämä siitä syystä, että joukkue ja seura on tehnyt kaudelle pitkäaikaisia sitoumuksia, joista ei voi luopua, vaikka pelaajamäärä muuttuisi.

Pelaaja on oikeutettu osallistumaan toimintaan lopettamisensa jälkeen siihen saakka mihin maksujen mukaan on oikeus osallistua. Jos Ilmoitus lopettamisesta tehdään ennen kuun 10.päivää, tulkitaan tämä Ilmoitus edeltävän kuukauden lopettamisilmoitukseksi. Lopettamisen yhteydessä toimintamaksua voidaan periä vain käynnissä olevan kauden loppuun asti, ei uuden kauden puolelle.

Maksuvelvoitteen mukainen kokonaiskustannus velotetaan pelaajalta lopettamisilmoituksen yhteydessä. Joukkueenjohtajan velvollisuus on ilmoittaa pelaajan lopettamisesta seuralle.

Kauden vaihtumisen yhteydessä (lokakuu-marraskuu) lopettaminen on mahdollista Ilman maksuvelvoitetta.

Jo maksettuja maksuja ei palauteta. Mikäli lopettavan tai siirtyvän pelaajan maksut ovat kohtuuttomat, asia arvioidaan toiminnanjohtajan toimesta. Jos lopettaminen johtuu terveydellisestä syystä, niin lopettamismaksuja ei veloiteta.

Pelaajan uusi seura laittaa pelaajasiirron alulle Pelipaikka –järjestelmän kautta. Pelaajasiirrot hyväksytään seuran toimesta. Seura ei hyväksy pelaajasiirtoa ennen kuin kaikki maksuvelvoitteet seuraa ja joukkuetta kohtaan on suoritettu.

Seura tai joukkue ei palauta pois lähtevän pelaajan maksamia maksuja.

7.2 Uuden pelaajan maksut

Pelaaja liittyy mukaan Hyvinkään Palloseuran joukkuetoimintaan maksamalla seuran jäsenmaksun. Pelaajan kahden viikon kokeilujakso on maksuton. Toimintamaksut laskutetaan ensimmäisestä toimintakuukaudesta alkaen.

Jos ilmoitus toimintaan liittymisestä tehdään ennen kuun 15. päivää, tulkitaan tämä Ilmoitus saman kuukauden liittymisilmoitukseksi.

Jalkapallon siirtomaksuista vastaa siirtyvä pelaaja tai hänen huoltajansa.

 

7.3 Kesken kauden aloittavan pelaajan jäsenmaksut

Toimintamaksut laskutetaan ensimmäisestä toimintakuukaudesta alkaen. Muut lisämaksulliset toiminnat laskutetaan, kuten muiltakin joukkueen pelaajilta.

7.4 Pitkäaikainen loukkaantuminen ja tauot –maksuvapautus

Loukkaantumiskuukausi maksetaan normaalia toimintamaksua. Tätä seuraavat kokonaiset kuukaudet (min. x päivää) ovat toimintamaksujen osalta maksuttomia, kunnes pelaaja palaa harjoituksiin.

Lääkärintodistus tarvitaan aina maksuhyvityksiä pyydettäessä. Joukkueenjohtaja merkitsee MyClubin jäsentasoksi Loukkaantunut, kun vastuuvalmentaja/ joukkueenjohtaja on nähnyt lääkärintodistuksen ja ensimmäinen omavastuukuukausi on täynnä ja takaisin Pelaajaksi, kun loukkaantumisjakso on päättynyt. Näin laskutus sujuu oikein. Lääkärintodistuksia ei
toimiteta seuraan.

Mikäli Sinisen joukkueen pelaaja (U10 ja vanhemmat) pystyy osallistumaan harjoitteluun osittain tai hänelle pystytään laatimaan henkilökohtainen harjoitusohjelma, otetaan käyttöön osittainen eli sovellettu maksuhuojennus, joka on 50 % kokonaismaksusta.

Tällöin jäsentasoksi tulee merkitä MyClubissa Pelaaja osittain mukana toiminnassa (loukkaantunut) ja jälleen takaisin Pelaajaksi, kun hän voi täysipainoisesti osallistua joukkueen toimintaan. Pelaaja voi jäädä perustellusta syystä tauolle, jolloin hänen jäsentasonsa tulee päivittää MyClubissa tauolla olevaksi.

7.5 Maksumuistutukset ja maksusopimukset

Seura on ulkoistanut maksuseurannan sekä ylimääräisten maksujen palautuksen seuran ja joukkueiden tekemien laskujen osalta Visma PPG:lle.

Eräpäivän jälkeen laskuaineisto siirtyy Visman prosessiin, mikä tarkoittaa sitä, että laskujen muokkaus (esim. summa tai maksuaika) tulee seurassa ja joukkueessa tehdä ennen eräpäivää.

Aiheettomista laskuista tulee tehdä hyvityslasku MyClubissa ennen eräpäivää. Laskuja ei saa sulkea, vaan ne tulee aina hyvittää, jotta laskutus kirjautuu oikein taloushallintojärjestelmään ja Vismalle.

Mikäli joukkueen tai seuran tekemät, aiheettomat laskut ehtivät Visman prosessiin, voidaan tästä aiheutuneet kulut periä joukkueelta. Näin myös siinä tapauksessa, että joukkueenjohtaja ei ole huolehtinut pelaajan oikeasta pelaajatasosta MyClubissa ja seurasta on tämän vuoksi lähtenyt aiheeton lasku pelaajalle. Toimintamaksut ja jäsenmaksut lähtevät kaikille, jotka on merkitty jäsentasolla pelaajaksi MyClubissa.

Jos pelaajalla on maksuhaasteita niin laskujen osalta tulee olla yhteydessä seuraan tai joukkueeseen ennen eräpäivää. Seuran laskujen osalta on mahdollisuus tehdä maksusuunnitelmaa ja saada lisää maksuaikaa tapauskohtaisesti. Maksuihin voi myös hakea harrastamisen tukirahaston tukea avoimen laskun eräpäivään mennessä.

Mikäli maksuja on rästissä 2kk tai sen yli, ei pelaajalla ole oikeutta osallistua joukkueen toimintaan, ellei ole erikseen sovittu maksusuunnitelmaa.

Jäsenmaksun maksamatta jättäminen oikeuttaa erottamaan seurasta välittömästi johtokunnan päätöksellä. Maksuvaikeuksien kohdalla tulee aina olla yhteydessä seuraan.

7.6 Joukkueen toiminnan päättyminen

Joukkue ei voi palauttaa joukkueen kustannuspaikalla olevia varoja tai luovuttaa seuran omaisuutta yksityishenkilölle. Loppuvan joukkueen kaikki varat ja omaisuus jäävät viime kädessä seuralle, mikäli joukkueen rahavaroja ei voida enää käyttää siihen yhteiseen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty.

7.7 Taloudenhoitoa koskevat kysymykset ja ratkaisuvalta

Epäselvissä ja tulkinnanvaraisissa tapauksissa joukkueenjohtaja, muu toimihenkilö tai yksittäisen pelaajan vanhemmat kysyvät neuvoa talouteen liittyvissä asioissa seurasta. Talouteen liittyvissä asioissa ongelmanratkaisuryhmänä toimii ko. joukkueen joukkueenjohtaja, taloudenhoitaja, seuran toiminnanjohtaja, seuran puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja. Seuran johtokunnalla on lopullinen päätösvalta epäselvissä talousasioissa.